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RESOLUCIÓN 1431 DE 2020

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Objeto

La resolución 1431 de 2020 define y adopta las especificaciones técnicas y operativas, las estructuras de datos y los formularios que soportan el proceso de compensación del régimen contributivo.

Ambito de aplicación

Esta se encuentra dirigida a los operadores de información de la PILA, los operadores financieros, las EPS, las EOC y a la ADRES.

Anexos técnicos

  • Anexo técnico 1. Estructuras de datos del Proceso de Compensación: contiene los registros procesados de cada en cada uno de los subprocesos que hacen parte del proceso de compensación.
  • Anexo técnico 2. Formularios del Proceso de Compensación: formatos donde se presentan los resultados consolidados de los subprocesos que hacen parte del proceso de compensación.
  • Anexo técnico 3. Causales de inconsistencia en el Proceso de Compensación: causales y códigos de glosa, generados cuando se presentan inconsistencias en cada uno de los subprocesos que hacen parte del proceso de compensación.

Proceso de compensación

Es aquel mediante el cual la ADRES reconoce a las EPS y EOC, la UPC, la provisión para el pago de las incapacidades por enfermedad general de los cotizantes y los recursos para financiar las actividades de PyP, para cada periodo al que pertenece el pago de la cotización recaudada y conciliada entre el mecanismo de recaudo y la base de datos de afiliación.

Estructura del proceso de compensación

Este se organiza en los siguientes subprocesos: PILA – Financiero, PILA – BDUA, corrección de registros inconsistentes y transferencia de cotizaciones, devolución de cotizaciones, liquidación y corrección de registros compensados.

Participación en el proceso de compensación

Se encuentra sujeto a que no existan recursos pendientes de girar a la ADRES.

Subproceso PILA – Financiero

La ADRES concilia la información de la PILA reportada por los operadores de información de la PILA y financieros, validando que coincidan el número, el código de operador y el valor reportado para cada EPS y EOC.

Los operadores de la información de la PILA reportarán a la ADRES antes de las 9:00 am del día hábil siguiente al pago de la PILA, mediante la herramienta dispuesta para tal fin en el Anexo técnico 4 “Estructura de los archivos de salida con destino al Administrador Fiduciario de los Recursos del FOSYGA”.

Los operadores financieros reportaran al ADRES, antes de las 10:00 am del día hábil siguiente al pago de la PILA por medio de la herramienta dispuesta, el archivo de la información financiera con la información de recaudo de las cotizaciones de la PILA.

Como resultado del subproceso PILA – Financiero, las planillas conciliadas con el subproceso PILA – BDUA y las planillas inconsistentes se reportarán al ADRES a los operadores de información de la PILA y a los operadores financieros en el archivo de “Reporte de planillas inconsistentes subproceso PILA – Financiero”.

Corrección de planillas inconsistentes por parte del operador de información de la PILA

Las correcciones de las planillas inconsistentes se efectuarán bajo los siguientes parámetros:

  1. Causal “N” no conciliada por diferencia de valor

El operador de información de la PILA realizara la verificación y corrección de la planilla, usando la estructura descrita en el anexo 4 de la Resolución 2388 de 2016. El archivo deberá ser remitido al ADRES mediante la herramienta tecnológica dispuesta, esto deberá ser enviado a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia.

2. Causal “R” planilla repetida

  • Dos planillas con el mismo número, para el mismo operador y un solo archivo financiero: este deberá ser enviado a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia, el operador de la información de la PILA deberá enviar una comunicación al ADRES solicitando la eliminación de la planilla repetida.
  • Dos planillas con el mismo número, para el mismo operador y dos archivos financieros: este se deberá enviar a más tardar el cuarto día hábil siguiente a la inconsistencia, el operador de la información de la PILA deberá enviar una comunicación al ADRES solicitando la eliminación de la planilla repetida.

Una vez la ADRES elimine la plantilla de sus bases de datos, el operador deberá generar otro número de planilla con la misma información de la eliminada.

3. Causal “D” doble dispersión

El operador de la información de la PILA solicitara al operador financiero la publicación de un archivo “DD” que contenga el detalle del registro a marcar. Este será emitido a la ADRES mediante la herramienta designada, a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia.

4. Causal “T” faltante total

El operador de la información de la PILA deberá remitir un archivo de salida con la planilla faltante, el archivo generado deberá ser enviado a la ADRES mediante la herramienta designada a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia.

5. Causal “P” faltante parcial

El representante legal o líder del proceso del operador de información del a PILA, enviara a la ADRES una comunicación solicitando la corrección de la planilla, a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia.

Corrección de planillas inconsistencias por parte del operador financiero

La corrección de la planilla inconsistente, a cargo de los operadores financieros, tendrá los siguientes parámetros:

  1. Causal “R” planilla repetida

Cuando existan dos planillas con el mismo número, para el mismo operador y dos archivos financieros, se enviará una comunicación a la ADRES, suscrita por el representante legal, solicitando la eliminación de la planilla repetida, y esto deberá ser enviado a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia.

2. Causal “D” doble dispersión

  • Después que el operador de información de la PILA solicite al operador financiero la publicación de un archivo “DD”, el operador financiero deberá generarlo con la información del registro tipo 6, “Especificaciones Técnicas para el Intercambio de Información con las Administradoras, este será remitido al ADRES”, a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia.
  • Si la cotización solo fue abonada una vez a la cuenta maestra de recaudo de la EPS o EOC y existen dos archivos financieros a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia, el operador deberá enviar una comunicación solicitando la eliminación de la planilla.

3. Causales “T” faltante total y “P” faltante parcial

El operador financiero remitirá los registros faltantes en un archivo tipo “AD” en el documento “Especificaciones Técnicas para el Intercambio de Información con las Administradoras”, este archivo será remitido a la ADRES, a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia.

SUBPRECESO PILA – BDUA

Alcance

La ADRES valida la consistencia de la información de los cotizantes reportados en las PILA conciliadas en el subproceso PILA – Financiero con la información de la BDUA.

SUBPROCESOS DE CORRECCION DE REGISTROS INCONSISTENTES Y TRANSFERENCIA DE COTIZANTES

Subproceso de corrección de registros inconsistentes y de transferencia de cotizaciones entre EPS, EOC y la ADRES

Mediante la corrección de registros inconsistentes las EPS y EOC subsanan los registros inconsistentes reportados por la ADRES.

Reporte de la corrección de registros inconsistentes y la transferencia de cotizaciones

Para correcciones de registros inconsistentes la transferencia de cotizaciones, las EPS y EOC remitirán a la ADRES antes de las 10:00 am del día hábil anterior al siguiente subproceso de liquidación un archivo único con los registros como inconsistencias a subsanar.

Validación de las correcciones y las transferencias

La ADRES validara las correcciones y transferencias reportadas por las EPS y EOC con base en la información registrada en la BDUA y en el histórico de aportes.

Subproceso de devolución de cotizaciones

Se podrán solicitar ante la ADRES la devolución de las cotizaciones no compensadas y de los intereses moratorios pagados sobre cotizaciones, para esto el último día hábil de la primera semana de cada mes las EPS y EOC deberán remitir el archivo “DEVOL”.

Validación de la solicitud de devolución de cotizaciones no compensadas

La ADRES validará la solicitud de devolución presentada por las EPS y EOC verificando que la información reportada sea consistente, esta será reportada en los cinco días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud de devolución.

Subproceso de liquidación

La ADRES consolida los resultados de la liquidación efectuada en el subproceso PILA – BDUA, en función de la vigencia a la cual corresponde la cotización recaudada, clasificándola como “vigencia actual”, las cotizaciones recaudadas en el mes en que se ejecuta el proceso como “vigencia anterior”, sin superar los 12 meses.

SUBPROCESO DE CORRECCION DE REGISTROS COMPENSADOS

Las EPS y EOC solicitan ante la ADRES la corrección de la información del IBC, los días cotizados, los días compensados o el valor de la cotización de los registros compensados.

Validación de la corrección de registros compensados

La ADRES validara las correcciones presentadas por las EPS y EOC para que sean consistentes con la información registradas en la BDUA.

Incumplimiento de los termino para el reporte de información necesaria para la ejecución del proceso de compensación

El incumplimiento atribuible a las EPS y EOC a los operadores de información de la PILA y a los operadores financieros será reportado a la Superintendencia Financiera de Colombia según corresponda.

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